Come Funziona un Applicant Tracking System per HR e Come Ottimizzare il Curriculum Vitae per gli ATS Software
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Cos’è un ATS software? Sarà capitato a molti, nella ricerca di un lavoro, di inviare decine di curriculum ricevendo in risposta una mail automatica senza alcun feedback, un responso che può far diventare sconfortante il processo di candidatura e job search. Vi sarà utile sapere che questo succede quando i curriculum non vengono letti dal recruiter, ma scansionati ed analizzati (e quindi esclusi!) in maniera automatizzata da un software ATS, ovvero un programma di screening dei CV usato dagli addetti all’HR per gestire il processo di selezione e assunzione. Scopriamo cosa sono i software ATS, come funzionano e come ottimizzare un curriculum per superare la prova dell’algoritmo.
Software ATS: Cos’è un Applicant Tracking System?
I software ATS, acronimo di Applicant Tracking System ovvero “sistema per il tracciamento dei candidati”, sono dei programmi utilizzati nel recruiting per lo screening dei CV, impiegati dalle aziende e dagli addetti all’HR per effettuare una scrematura automatizzata delle centinaia di curriculum inviati dai candidati ad una posizione lavorativa e determinare in maniera più rapida chi è più adatto a ricevere l’offerta di lavoro, velocizzando così il processo di selezione del personale.
I software per la selezione del personale ATS sono un grande supporto per i reparti HR e per le aziende, in quanto mediante una scansione automatizzata basata sulle parole chiave presenti nel curriculum permettono di escludere i profili non adatti al ruolo e di ottimizzare la fase di selezione, restituendo solo i CV più in linea con la posizione aperta.
Il loro utilizzo tuttavia rende più difficile per i candidati emergere: spesso si può pensare di aver inviato il miglior CV possibile per il ruolo per cui ci si candida, finendo con il ricevere una blanda risposta automatizzata dopo che il nostro profilo è stato scartato dall’analisi del software ATS. Per questo è importante, per chiunque sia alla ricerca di lavoro, sapere cosa sono questi software e come scrivere un CV che sia leggibile da una macchina.
Vediamo come funzionano gli ATS software, come vengono utilizzati nell’HR e come ottimizzare le parole chiave sul proprio curriculum vitae per renderlo leggibile da un Applicant Tracking System e superare l’analisi dell’algoritmo.
Come Funziona il Software ATS per il Recruitment?
A cosa serve un Applicant Tracking System nell’HR? I software ATS permettono di gestire l’intero processo di selezione e assunzione del personale, dalla pubblicazione dell’annuncio di lavoro sino all’offerta della posizione al candidato prescelto. Tramite un ATS software è possibile effettuare la scansione automatizzata di un database di CV, esaminare i profili, inviare risposte automatiche ai candidati, siano queste lettere di rifiuto o messaggi per programmare un colloquio, e somministrare test online. Molti software ATS consentono anche di inserire i profili assunti nel libro paga.
È chiaro come questi strumenti siano un valido ausilio per gli specialisti HR addetti al recruiting e alla talent acquisition, in quanto ottimizzano in maniera efficace il processo di selezione del personale, permettendo di automatizzare e velocizzare una serie di passaggi che altrimenti dovrebbero essere svolti manualmente. Sono infatti una delle nuove tecniche di selezione del personale più utilizzate.
Si tratta dunque di software che portano numerosi vantaggi alle aziende, le quali possono ottimizzare tempo e risorse impiegate nelle fasi di selezione ed assunzione del personale, che vengono così semplificate e rese automatiche, riducendo fortemente il costo per assunzione.
Ma come funzionano in pratica i software ATS e su quale base avviene la cernita dei profili dei candidati? Come già anticipato questi programmi eseguono lo screening dei CV per parole chiave, ricercando parole e concetti ricorrenti nei curriculum ed accoppiandoli con parole e concetti nella job description. Vediamo insieme come funziona questo processo ed alcuni consigli per migliorare il proprio curriculum e renderlo facilmente leggibile da un ATS nella fase di selezione automatica, evitando di essere immediatamente scartati.
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Analisi dei CV per Parole Chiave
Sul mercato esistono numerosi software ATS, tuttavia il loro meccanismo è molto simile: questi software eseguono infatti una scansione del database di CV, analizzando le parole chiave presenti negli stessi e confrontandole con quelle presenti nell’offerta di lavoro.
Il software ATS restituisce poi ai recruiter i curriculum vitae in cui vi è la maggior corrispondenza di keyword rispetto alla job description, e questi saranno i CV che verranno poi visionati manualmente e di persona dai recruiter per valutare i candidati ad un livello più profondo.
Come Scrivere un CV Leggibile dai Software ATS?
La realtà lavorativa moderna, in cui i software ATS per la selezione del personale stanno diventando la norma nell’ambito della prima fase di recruiting, rende evidente come sia essenziale al giorno d’oggi scrivere un CV appositamente per essere letto da questo tipo di macchine.
Come è possibile dunque ottimizzare il proprio CV per superare i software ATS più famosi e far sì che la propria candidatura per la posizione ambita venga presa in considerazione?
I software ATS stanno diventando gradualmente molto diffusi tra le aziende, e sono uno dei tool di recruiting più utilizzati negli ultimi anni, oggetto di continue innovazioni e miglioramenti che li rendono sempre più efficaci. Per scrivere un curriculum vitae che superi la prova degli ATS e che possa giungere agli occhi dei recruiter è importante inserire all’interno di questo delle specifiche parole chiave. Sorgerà a questo punto spontaneo chiedersi: come è possibile individuarle?
Per farlo è buona pratica leggere attentamente l’annuncio di lavoro, annotando tutte quelle frasi e concetti che vengono ripetuti più volte, le competenze richieste, le caratteristiche che vengono preferite, le mansioni, le responsabilità e le abilità menzionate.
Una volta annotate queste keyword sarà importante inserirle all’interno del curriculum, utilizzando esattamente le stesse parole o frasi riportate nella descrizione del lavoro, nelle sezioni relative alle hard skills e soft skills e nella descrizione del proprio profilo.
Le Carenze dei Software ATS e Come Superare l’Algoritmo
Molti recruiter ed aziende sono attratti dall’impiego degli Applicant Tracking Software (ATS), che senza dubbio costituiscono un valido supporto nel semplificare e snellire il processo di screening delle candidature e dei CV e di selezione del profilo adatto, che spesso può divenire eccessivamente lungo e complesso.
Tuttavia, è importante che sia i recruiter che i candidati che si propongono per una posizione ottimizzando il proprio CV per essere letto dall’ATS sappiano che questi software non sempre sono precisi nella selezione dei migliori profili per il ruolo, e che spesso la scrematura dei curriculum per keyword avviene su base semantica, pertanto è possibile che profili molto validi ed adatti al ruolo vengano esclusi e scartati semplicemente perché i rispettivi CV non contenevano le esatte parole chiave per superare la selezione del software.
Come far sì che il proprio CV non venga scartato? Molti recruiter suggeriscono di curare nello specifico determinati aspetti nella stesura del curriculum, ad esempio:
- Utilizzare le parole specifiche menzionate nella job description per le proprie competenze, esperienze e abilità, in modo che il software riconosca la corrispondenza;
- Utilizzare i termini tecnici ed i nomi ufficiali di certificazioni e diplomi;
- Essere semplici, evitando segni, simboli e colori, ma anche tabelle ed intestazioni che spesso non vengono letti dagli ATS, prediligendo una formattazione essenziale, elenchi puntati ed il formato DOC o PDF;
- Fare attenzione alla grammatica e all’ortografia: errori grammaticali portano l’ATS a scartare automaticamente un CV;
- Non utilizzare solo abbreviazioni o acronimi a meno che non siano presenti nella job description, ma inserire anche le parole estese, in quanto molti software ATS non hanno in database le abbreviazioni;
- Evitare di utilizzare sinonimi o parole troppo generiche per timore di risultare spudorati nel riportare le parole della job description.
È comunque importante ricordare che dopo la fase di cernita dei software ATS, il curriculum non scartato finirà nelle mani di un addetto alle risorse umane: è dunque ancora oggi — nell’era della selezione automatizzata del personale — fondamentale dare al proprio CV anche un tocco personale inserendo hobbies e soft skill, per rendere il proprio profilo interessante e differenziarlo dagli altri.
L’Importanza delle Soft Skills
Per quanto i software ATS siano spesso focalizzati su una scansione delle parole chiave afferenti alle hard skills, e dunque alle competenze tecniche, è importante sapere che anche le soft skils vengono analizzate, e che queste competenze potrebbero inoltre fare la differenza una volta superato lo screening degli ATS, quando il CV raggiunge le mani ed il giudizio del recruiter.
È sì importante curare la sezione delle proprie esperienze, competenze, titoli di studio e percorsi di formazione, inserendo le certificazioni pertinenti e gli strumenti ed i programmi che si sanno operare e che sono rilevanti alla posizione per cui ci si candida, in quanto molto probabilmente gli ATS effettueranno un’analisi di corrispondenza su questi termini, ma evidenziare le proprie competenze trasversali potrebbe dare una spinta in più per risultare appetibili ed adatti ad un determinato ruolo.
Per saperne di più su quali sono le soft skills che un candidato dovrebbe possedere leggi il nostro articolo sulle soft skills più richieste nei CV dai recuiter.
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